如何有效“防民之口”

信息数据泄密问题催生了大量的安全技术和软硬件产品,加之严格的安全控管流程使用,使得机要部门能够在一定程度上控制机密数据的出入。

不过,如果员工存心泄密,再高超的技术控管系统也得面对员工们的灵活多变,员工们可能会把单位所有的机要信息存储在大脑之中,而在公司监管范围之外,比如下班之后回到家里或者到竞争业者的处所凭着记忆将它们还原回来……

如果说防范有意的泄密可以通过保密协议等手段帮助,那么员工们在无意间通过口头造成的信息安全数据外泄则是非常难防。俗话说:“防民之口,甚于防川。”特别当员工们认为受到了压制,可能会在适当的场合及时段表现出强烈的反弹行为。员工们在公司之外谩骂甚至控诉公司的安全规章制度和管理流程都会给公司带来负面的影响。

哲人讲:“哪里有压迫,哪里就有反抗。”我们需要的是让员工们理解到保障安全的种种措施并非压迫,这就需要进行适当的员工沟通,沟通的关键问题在为什么要使用这些安全措施,这些安全措施的使用对公司以及员工本人有什么好处,从员工们的角度来说服员工们是最好的沟通方法,也最能取得员工们对安全的理解和支持。

要想有效堵住员工的口,防止“祸从口出”,可以在工作场所和公共区域,设置监控监听设备,以及监听员工们的工作电话,甚至还可以在重点的敏感区域设置通讯信号阻断或语音网络隔离系统。

这些监控监听设备对于多数员工都能起到一定的震慑作用,并且在安全事故的事后调查分析中的确会有很大的帮助。不过安全界有言“防范胜于救治”。在事故之后惩罚员工可能帮助警示其他人,但是却付出了巨大的代价,公司可能已经遭受了无法有效挽回的损失,员工可能不满相关的处罚,内部士气也可能因此而受挫,甚至好员工在实施正确的行为时候也会畏手畏脚。如何能让员工刚刚萌发的“恶念”被及时打消,才是安全管理的高境界。即使多数时间都能遵纪守法的好员工也可能在某些时候萌生不法念头而采取错误的行动,经常“心怀不轨”的员工也可能会有善心,也可能被感化而从良。

防止“祸从口出”,就要让员工们了解哪些信息可以在哪些地方对哪些人说,哪些信息在哪些时候不能对哪些人说,要让员工们认识到信息数据的安全等级,以及依据这些等级,自己可以披露的权限。否则,即使是乖乖好员工也可能会在进行正常业务工作时,为自己不小心说错的话而担心吊胆。

我们需要安全管理的科学和艺术,即如何让员工们在面临选择的时候,能够走向维护安全的积极一面,而不是试探或者铤而走险呢?昆明亭长朗然科技有限公司的安全行为研究员James Dong分享了简单的技艺,便是让员工们在开口讲话时注意两点:一、我是否有权披露这些信息?二、对方是否有权了解这些信息?

三星公司研发团队里的人只能和团队里有权限知晓的人沟通新产品相关的消息,他们不敢也不会对其他人讲起和这份荣耀的工作相关的细节,因为他们知道他们自己没有权限披露最高机密,其他人包括家人和朋友也无权从他们那里获取。当三星Galaxy S III首席工程师ByungJoon Lee的长子问起他是不是在做这款手机时,得到的回答是“我真的不知道。”

想要有效“防民之口”,不能仅仅依赖录音,摄像这些装备和“大棒”政策,也需要利用“胡萝卜”,让员工们从内心深处理解和接受这些安全政策和措施对雇佣双方都有利。我们更需要加强员工安全意识沟通,及时堵住“祸从口出”总比等到口头泄密之后打一嘴巴子要高明及和谐多了。

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