设计和实施管理系统的关键原因之一是使组织能够认识自己的现状，在能力成熟度模型方面，它被称为一个“混沌”的组织。“混沌”组织没有一个固定的程序，或流程，结果很大程度上取决于人们的表现，而人们却花了很多时间在“消防救火”上，比如不停地修复软件错误和解决突发事件。对此，昆明亭长朗然科技有限公司信息安全管理学院的院长董志军表示：如何走出“混沌”的困境呢？在缺乏“法治”文化环境的亚洲国家，尤其需要注意逐渐建立并完善可执行的工作流程。那些不具执行力的，或者只是为了走走过场或者秀一秀的，就最好不要浪费人力物力去弄了。如何是“可执行”呢？很简单，对比管理流程与执行结果（记录文件）。

ISO 9001:2000是一个众所周知的获得广泛实施的质量保证或业务流程管理系统。如果该组织没有和ISO 9001认证管理体系兼容的文件控制体系，组织则应当获得ISO 27001的4.3条中涵盖的关于文档控制和记录问题的指导手册。

文档控制要求
ISO27001明确要求管理制度要记录在案。控制A.10.1.1明确要求的安全程序要被记录、维护、并提供给所有需要它们的用户。
其他在附件A中有明确的文件要求的包括：
* A.7.1.3可接受的资产使用
* A.8.1.1记录在案的人力资源安全的角色和责任
* A.11.1.1访问控制策略
* A.15.1.1鉴别适用的法律法规

许多其他的控制需要“正式”程序或者“明确”的沟通，而这些可以在技术上不被记录而实现，期望是所有的流程和程序都被记录。

ISMS文件的内容
文件必须是完整的、全面的、符合标准的要求并且适应每个组织不同的需求。符合要求的ISMS将有充分的记录。ISO 27001描述了ISMS所需的最小的文档体系，表明该组织保持了足够的记录，用以证明其遵守规定与标准。这些文件包括：
* 信息安全政策，ISMS的适用范围声明，风险评估，各种控制目标和适用性声明。总之，这些构成了ISMS的政策手册。
* 组织和它的管理层在ISMS的指定范围内采取的行动的证据（包括董事会会议和指导委员会会议的记录，以及其它的特别报告）。该标准规定，应记录管理层的决定，这样所有的行动都应追溯到这些决定和政策，任何已记录的结果应可以重复记录。
* 一个管理架构说明（包括指导委员会等等）。这和组织结构图可能是有相关的，非常有用。
* 风险处置计划和实施每一个指定的控制措施的基础文件程序（其中应包括责任和需要采取的行动）。一个程序描述包括，谁必须做什么，在什么条件下，或什么时候 以及如何做。这些程序将是政策手册的一部分，本身可以是纸张或电子的。标准还规定，选择的控制之间的关系，风险评估的结果和风险处理过程，以及ISMS的 政策和目标，都应该得到展示。
* 有关ISMS的管理和审查的治理流程应包括责任和必要的行动。
并不是所有组织都要实现一个同样复杂的文件结构。标准指出“由于组织的不同，ISMS文档深度可以有所不同，这些不同包括组织规模和活动的类型；安全需求和被管理系统的范围和复杂度。

记录控制
标准关于记录控制的要求对那些已经实施ISO 9001的人们来讲非常相似。因为4.3.3条规定，记录的保留是为了提供证据表明ISMS的符合标准的要求。在正常的期限中，组织也有法律法规监管所要 求的其它记录需要保存。这些记录是为了展示ISMS的有效性，这些记录必需得到良好控制，记录的内容要真实、准确、清晰和易于识别和检索；这就意味着，特 别是对电子记录，即使硬件和软件已经升级，对它们的访问必须得到保留。

附件A文件控制
附件A中有进一步的ISMS文档相关的控制要求。它们也是很重要的，这些控制包括：
* A.7.2.1分类指导原则，它处理保密分级
* A.7.2.2处理信息的标签，其中涉及不同保密级别的信息和信息媒介如何被标记
* A.15.1.3保护记录，其中涉及保存组织文件
* A.15.1.4数据保护和个人隐私信息。

文件层级
按照一般管理体系的惯例，通常是由四个层次构成的，不过也有小型组织将第二层和第三层综合一起以简化文档管理的：

第一级–安全政策手册
它是管理架构的摘要，其中包括了信息安全方针政策和控制措施目标，以及适用性声明中所提及已实施的控制措施。

第二级–各类程序文件
程序用来实施所要求的控制措施，描述由谁，做什么，在什么条件下或什么时候，以及如何做等的安全流程。

第三级–具体的作业指导书、检查清单等
解释特殊工作和活动的细节，以及如何完成特定的工作。包括详细的工作指导书、表单、流程图、服务标准和系统手册等。

第四级–记录文件
实施各项流程的执行记录成果，以符合上述1、2和3等级文件要求的客观证据。

补充与剖析

在实际工作中，我们可以看到：有很多专业人员不喜欢弄文档，也不喜欢受流程的“束缚”。他们觉得制作PPT、工作报告和作业记录是文职人员干的，其实这种想法非常错误。程序文件用来指导工作，文件记录是工作的输出内容之一，也是关键的证明物。因此，记录文件应该是信息安全管理工作的重要组成部分，不仅专业人员应该注意调整自己的认识，管理人员也应该特别注意文档体系和记录控制，不能仅仅交由熟练Office办公软件的下属去弄。

“混沌”的组织缺乏制度化的管理文件，也缺乏制度化管理的输出记录。“成熟”的组织也没有多么高强，只是在不断地创建和更新制度文件，并严格地执行。人是容易忘记很多事情的，也容易流失或扯皮。如果组织在信息安全管理方面有了文档记录，就相当于人类在漫长的进化过程中有了文字片的历史记录，因此可以不断促进文明向前发展。

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