清理办公桌政策Clean Desk Policy探讨

外资与合资企业在信息安全管理方面大多有清理办公桌政策Clean Desk Policy和桌面清洁检查Clear Desk Checking制度,主要的目的是要求员工们在离开位置的时候能够整理好重要的信息资产,进而保护信息安全不受侵害。

的确,员工的办公桌安全是公司整个信息安全体系中的重要组成部分,也是工作场所物理环境安全的关键控制点,还是落实信息保密制度的主要力量,更是终端安全管理技术解决方案的盲区。

通常情况下,公司提供办公桌及相关的设备如电脑、柜子、垃圾桶、打印机、碎纸机等等设备。公司的清理办公桌政策会要求员工在工作结束下班之时或中途离开位置前清理办公桌,将重要的信息资产和文档资料锁起来,将电脑屏幕锁起来,随身携带私人重要物品或将之锁到安全的地方,销毁不再需要的敏感文档或存储介质等等。

公司需要明确指示员工哪些是可以接受的,比如应该在离开位置前确认将笔记本电脑用Kensington锁了起来;哪些是不可以接受的,比如工卡被丢弃在桌子上,机密文档直接扔到了垃圾桶等等。

公司还需告诉员工应该如何做,比如简单培训Kensington锁的使用方法,强调工卡的正确佩戴方式以及要求员工通过碎纸机来销毁不再有用的机密文档等等。

公司还需要加强桌面安全检查,以确保清理办公桌政策得到了贯彻执行,由安全团队及上次检查未合格的员工组成检查小组,有助于强化安全意识教育。桌面安全检查小组可以在整个公司或关键部门范围内实施桌面安全大检查,对严重违反政策的员工实施警告、违规情形抄送经理甚至降低绩效等等惩罚措施,对严格遵循桌面清洁安全政策的员工给予精神奖励。如果员工不在坐位止,建议通过相机拍下员工的违规记录,并且使用告示贴明确告诉员工哪些方面违反了桌面安全规定。

需要让员工了解清晰的检查标准,比如一张电脑随机程序驱动程序光盘被遗弃在桌面,与一张备份有公司重要内部文档资料的光盘被遗弃在桌面,就是两个不同性质的安全问题,前者只需受到教育甚至可以忽略不管,后者则可能要获得警告等不同程度的纪律处分。

安全管理负责人要同员工们以及安全检查团队沟通的事项实际上有更多,如果员工们适逢桌面安全检查便“四处逃窜”和躲避,安全管理负责人更应该反思加强安全沟通的必要性。

通过一些可视化的互动式桌面安全检查教程,安全培训团队可以利用虚拟化的办公桌清理场景,让员工“自助”进行安全检查,进而教育员工正确认识桌面安全清洁政策、具体的规范以及该如何做。

我们创作了多部的Clear Desk Check互动展示,尽管和实际上工作背景有些差异,违规项也不尽相同,但是仍然值得一看,我们建议在工作环境中组建和拍摄相关的违规场景来使教程更接近实际情况。如果您有此类安全意识培训软件、方案、项目或计划的需求,欢迎和我们联系共同探讨合作事宜。

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大部分智能移动终端中含有敏感数据

计算终端越来越轻巧,网络接入也无处不在,移动工作成了商业趋势,笔记本电脑、上网本、超级本等等成了高效办公人士的工作必备,而平板电脑和智能手机更是成为商务人员路途之中不可或缺的随身伙伴。

在人们享受着高效和便利的同时,是否忘了保障敏感数据信息的安全呢?昆明亭长朗然科技有限公司的一项安全调查表明:多数公司员工会在笔记本电脑或智能移动终端中存储敏感数据,当然,这些设备甚至可能都是首要的工作设备,PC行业近几年的笔记本电脑出货量已经超越台式机便是一个侧面的例子。

实际上,不管移动计算终端是否是首要工作设备,只要是用于工作,多少都有一些敏感数据,比如产品和服务相关的文档以及电子邮件等等。而消费型电子设备的热潮让自带计算设备BYOD成为工作场所的一项安全挑战,以往往公私分明的界限越来越显得模糊。

同时,当数据游离于传统的边界网络保护之外时,就需要强化对终端的安全控管,让终端具备必需的互联网边界保护实力,问题是终端用户往往并非安全方面的专家,即使给他们最好的工具,也需要培训他们必要的基础知识和使用工具的技能。

实际上,我们看到不少公司都有提供各类终端安全技术产品如防病毒和个人防火墙等等,但是它们没有得到正确的安装、没有得到及时更新、被刻意绕过、被禁用或被卸载都是常见的情形。这些终端用户可能会认为这些安全控管措施限制了互联网的应用并且造成了一些终端计算设备的性能低下。虽然运行任何一种程序都会耗用一些计算资源,但是终端用户对待安全控管措施的这些态度和行为说明安全意识沟通不足。

首先,需要制定移动终端安全相关的政策标准,您的组织是否有移动计算设备使用的相关政策标准或规章制度?有四分之一的大型公司已经专门针对移动终端的使用制定了相关的安全策略。

其次,昆明亭长朗然科技有限公司认为,需要强化对终端用户进行移动设备的安全基础理念和技能培训教育,这些工作的紧要性应该超越终端安全控管系统的部署规划和安装实施。特别是在保护敏感信息数据方面,需要强化几点:首先,保障设备存储的加密,如果终端支持,则需启用硬盘密码和访问密码;其次,在应用层面,也应该保障数据的加密和访问控制,不少设备都有文件加密的应用程序,当然也有不少应用有数据加密功能,只需启用它们;在数据通讯方面,必须考虑使用加密通信,以防止数据被窃听或中途截取甚至篡改,简单的方案是教育用户使用VPN加密所有工作流量。

移动设备信息数据的安全与公司的核心竞争力以及商业成功越来越密不可分,让员工们具备必要的移动终端安全意识和技能,是安全管理层非常紧迫的工作目标之一。