不可否认的是现在是一个“知识经济”时代，组织的成功越来越多依赖“知识”的积累和应用。

在“人治”时代，人们的工作没有固定的可供遵循的章法，成功的关键要素是人们“无形的”能力，知识和技能的积淀和传承只能依赖“师傅”的胸怀和“徒弟”的悟性。

将知识和技能“文档化”无疑是现代组织取得成功并且能够让基业常青的基本内功，各个岗位都有自己的知识库、都有自己的工作流程和工作记录，更复杂一些的协同工作则对文档的要求提到了前所未有的高度。

而信息化无疑为文档化插上了腾飞的翅膀，让信息文档从传统的故纸堆开始迈向“无纸化”时代。当然出于多方面的原因，纸质的文档仍然需要保留一部分。

相对于纸质文档，“无纸化”电子文档的优势很明显，不仅低碳环保，而且更加高效。相对于物理的纸张，电子文档的安全性也上了一个台阶，至少不必担心文档着火、虫蛀或其它的物理损毁，但是电子文档的安全性也有一些倒退，比如容易被非法复制和恶意外泄，所以这对于强烈依赖信息数据的大量组织无疑是一个需要强化控管的热点问题。

媒体上经常报道某些公司雇佣黑客或间谍窃取竞争对手的核心机密文档，也有经常报道某些“内鬼”出卖公司的商业机密获利，这些血淋淋的文档外泄案例无疑给经营管理层敲起了警钟。

有问题的地方就有需求，市场上出现了大量的文档安全管理系统，大多使用了各类创新的安全科技，来防范外部入侵者和内部不良员工对重要文档的非法读取和拷贝。

使用创新科技的文档安全管理系统的确在一定程度上能够帮助保障信息数据的安全，然而简单安装配置文档安全管理系统容易，但是要使其发挥到最大的安保效力，却需要不少功夫，尤其是需要结合实际工作中控制管理。昆明亭长朗然科技有限公司的企业安全管理市场研究员Alice Wong说：文档安全管理系统是保障数据安全的工具，要使用好工具，关键还是依赖工具的使用者。

如何使用好文档安全系统管理工具呢？答案肯定不是好好阅读用户使用手册。要想真正回答好这个问题，需从信息安全控管的基础理念开始，想想如果工作的使用者不理解工具相关的必需知识，就如同把精密的仪器交给猴子一样。回到文档安全管理方面，亭长朗然的Alice强调信息安全管理负责人需要强化文档安全管理系统用户们的一些基础的安全意识理念，它们包括但并不限于：访问控制、帐户与权限管理、最小特权原则、特权分离原则、多重防御原则、数据备份、访问日志审计……

除此之外，要想保障信息数据的安全，不能完全依赖文档安全管理系统，这是因为绝大部分的重要信息存在于员工的头脑之中，即使部署并严格配置了文档安全管理系统或数据防泄露系统，员工仍然可能会偷拍重要的机密信息。即使强化了物理安全的控管比如禁止携带拍照设备，但仍然防范不了员工无经意的口头泄密。

昆明亭长朗然科技有限公司，不仅能够协同文档安全管理系统或数据防泄露系统产品提供商一道，通过安全意识基础理念的教育来帮助客户成功防范各类电子文档的安全。更能突破“电子文档”的限制，而从更高的信息数据安全层面，通过强化员工的信息安全保密意识，来弥补各类安全控管技术系统的不足。

现在几乎所有的信息安全管理负责人都认识到只依赖技术方面的安全控管是不足够的，与此同时，在流程和人员方面的安全控管越来越受到信息安全总监和经理们的青睐，尤其是针对全体员工的安全意识培训计划逐渐成为信息安全管理工作的重点。

由于信息安全意识教育是比较“软性”的安全控管措施，也没有相关的国际国内标准可以遵循，所以通常被认为比较难以衡量安全意识培训计划的成效。实际上多数组织在进行一两次大规模的安全意识培训活动之后，发现整体安全状况的改进并不十分理想。

为什么有些安全意识培训活动并达到所期望的效果呢？昆明亭长朗然科技有限公司的安全意识培训顾问Bob Xue说：当我们与多数安全意识培训计划负责人进行接触时，都会获得信息安全意识教育至关重要的积极反馈，然而谈论到安全意识培训活动成功的经验和失败的教训时，会强烈感知到客户的迷茫和无力。

在分析了林林总总的原因之后，亭长朗然公司的Bob总结了几条成功实施信息安全意识培训计划的关键要素，并且分享如下：

1.获得最高层的支持，信息安全管理中有Top Down Approach“至上而下”方法论，信息科技、安保中心、人力资源、员工培训等部门的负责人会认识到信息安全意识教育的重要性，但是并不能代表C-level的高管们也有同样的认识。获得高管们支持的办法并非需要太多的说服工作，但是要注意让信息安全意识计划的学员们知道高层对信息安全的重视，可以邀请一些高管，让他们现身对全体员工谈一谈信息安全，将高层要传达的安全讯息录制成安全意识教育视频。这种安全意识教育视频录制活动的好处是让高管们获得了重视信息安全、工作尽职尽责的美誉，中间经理层和员工们也更能接受最高管理层传递的信息安全理念。有了最高层的支持，就如同拿到了在组织范围内进行信息安全意识教育的“尚方宝剑”，不需要花费太多动员工作在中层经理主管和基层员工们身上。

2.安全意识教育计划和安全意识培训内容要结合实际的工作环境，每家组织都是独特的，不仅表现在组织架构和安全文化方面，就信息安全管理方面而言，每家组织需要保护的关键信息资产也各不相同，所使用的信息系统、工作流程和安全策略也各有差异。在制定安全意识教育方案时，一定要考虑到业务环境和信息环境，通用的安全意识教程可供参考，但是不能有太大的期望，毕竟不够定制化的服务更加贴身，更符合实际。

3.明确信息安全责任，讲一大堆信息安全对组织重要性的大道理往往会令基层员工有“听天书”的感觉。信息安全关乎所有人的职责，关键要通过信息安全意识培训计划，让全体员工了解到自身所要担负的安全角色和职责，不同部门和工种的员工的安全角色可能会有稍许差别，管理层的安全责任更加重大。安全意识教程要注意覆盖到所有部门和工种的员工，再结合起员工们的日常安全作业流程，简单而直接地告知哪些行为可以接受，哪些行为不可接受，方可让安全方针政策得到员工们的理解、消化和落实。

4.鼓励员工们积极向上的安全行为，让全体员工了解和履行安全职责可以保护自身范围内和部门级别的信息安全，同时组织范围内的安全环境也还需要全体员工参加共建。倡导正确的安全理念和积极向上的安全文化，并不是玩虚的，信息安全管理负责人需要拿出部门资源来引导员工积极参与信息安全策略和作业流程的建立和优化，更需要奖励为组织的整体安全文化建设做出杰出贡献的个人或部门，比如对发现业务流程或信息系统安全漏洞的员工给予物质奖励；对积极正确响应安全事故、帮助组织降低业务安全风险的员工进行精神表彰等等。积极向上的安全文化不仅是安全意识计划的追求目标之一，反过来也会促进安全意识计划的成功实施。

5.向员工们提供足够的安全支持资源，安全意识教育不应该只是搞个课堂培训、张贴一些标语海报、发放些信息安全意识传单。大部分的员工还是想在遇到信息安全问题的时候能够有正确的表现，只是有时确实不知道碰到问题时该如何处理。这就需要信息安全管理负责人能够提供尽可能多的资源给到员工们，设置组织内部“信息安全网站”是个不错的方法，可以将组织相关的信息安全策略、标准文档、安全流程指南，常见问题等等放置到信息安全内部网站上，供员工们在有疑问时自助查询。当然，还应该放置一些安全教程资源内容以及信息安全部门或团队的联系方式，以便有兴趣、需求或疑问的员工能随时学习或咨询。

6.采用有趣的互动性的安全意识教程，命令与控制型的单向灌输的教育方式已经不适合多数现代组织，一成不变的安全意识沟通方式也难吸引员工们的眼球。员工安全意识培训负责人需要不时换些花招，不时来一些安全意识电子期刊、一段安全培训卡通视频、一小段安全漫画、一个安全疑问及解答等等可能并不足够，因为缺乏互动。一个在线安全意识互动活动、一部在线安全意识培训课程、数十道安全意识测试题、三五个安全场景挑战等方式会让员工在参与过程中进行思考。只有他们进行了信息安全相关的“思考”之后，才会Know Why“了解为什么”在信息安全方面需要这样做，而不仅仅是Know How，该如何做。也只有员工们深刻理解了“为什么”之后，他们才能在各自独特的工作环境之内应用正确的安全理念。

简言之，那些只使用些酷眩的海报、月历和鼠标垫那些小玩艺儿便可进行信息安全意识教育的期望必定变成失望。想要成功进行信息安全意识培训计划，除了坚持不断执行上述几点关键要素之外，还是不断坚持和循环执行，这正呼应了信息安全管理体系ISMS的导入方法，即将PDCA持续改进的理念和方法应用于信息安全意识教育计划之中。

昆明亭长朗然科技公司不仅提供安全意识培训计划方面的咨询顾问服务，更能提供安全意识培训教程的量身定制设计、开发和制作。我们的专业信息安全意识推广经验和互动式的安全意识教程模板，可以为客户的信息安全意识计划带来大量的成功因子，欢迎与我们联系，即使是随便聊一聊信息安全管理相关的话题也会让双方受益。

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