文档安全管理系统与信息安全意识

不可否认的是现在是一个“知识经济”时代,组织的成功越来越多依赖“知识”的积累和应用。

在“人治”时代,人们的工作没有固定的可供遵循的章法,成功的关键要素是人们“无形的”能力,知识和技能的积淀和传承只能依赖“师傅”的胸怀和“徒弟”的悟性。

将知识和技能“文档化”无疑是现代组织取得成功并且能够让基业常青的基本内功,各个岗位都有自己的知识库、都有自己的工作流程和工作记录,更复杂一些的协同工作则对文档的要求提到了前所未有的高度。

而信息化无疑为文档化插上了腾飞的翅膀,让信息文档从传统的故纸堆开始迈向“无纸化”时代。当然出于多方面的原因,纸质的文档仍然需要保留一部分。

相对于纸质文档,“无纸化”电子文档的优势很明显,不仅低碳环保,而且更加高效。相对于物理的纸张,电子文档的安全性也上了一个台阶,至少不必担心文档着火、虫蛀或其它的物理损毁,但是电子文档的安全性也有一些倒退,比如容易被非法复制和恶意外泄,所以这对于强烈依赖信息数据的大量组织无疑是一个需要强化控管的热点问题。

媒体上经常报道某些公司雇佣黑客或间谍窃取竞争对手的核心机密文档,也有经常报道某些“内鬼”出卖公司的商业机密获利,这些血淋淋的文档外泄案例无疑给经营管理层敲起了警钟。

有问题的地方就有需求,市场上出现了大量的文档安全管理系统,大多使用了各类创新的安全科技,来防范外部入侵者和内部不良员工对重要文档的非法读取和拷贝。

使用创新科技的文档安全管理系统的确在一定程度上能够帮助保障信息数据的安全,然而简单安装配置文档安全管理系统容易,但是要使其发挥到最大的安保效力,却需要不少功夫,尤其是需要结合实际工作中控制管理。昆明亭长朗然科技有限公司的企业安全管理市场研究员Alice Wong说:文档安全管理系统是保障数据安全的工具,要使用好工具,关键还是依赖工具的使用者。

如何使用好文档安全系统管理工具呢?答案肯定不是好好阅读用户使用手册。要想真正回答好这个问题,需从信息安全控管的基础理念开始,想想如果工作的使用者不理解工具相关的必需知识,就如同把精密的仪器交给猴子一样。回到文档安全管理方面,亭长朗然的Alice强调信息安全管理负责人需要强化文档安全管理系统用户们的一些基础的安全意识理念,它们包括但并不限于:访问控制、帐户与权限管理、最小特权原则、特权分离原则、多重防御原则、数据备份、访问日志审计……

除此之外,要想保障信息数据的安全,不能完全依赖文档安全管理系统,这是因为绝大部分的重要信息存在于员工的头脑之中,即使部署并严格配置了文档安全管理系统或数据防泄露系统,员工仍然可能会偷拍重要的机密信息。即使强化了物理安全的控管比如禁止携带拍照设备,但仍然防范不了员工无经意的口头泄密。

昆明亭长朗然科技有限公司,不仅能够协同文档安全管理系统或数据防泄露系统产品提供商一道,通过安全意识基础理念的教育来帮助客户成功防范各类电子文档的安全。更能突破“电子文档”的限制,而从更高的信息数据安全层面,通过强化员工的信息安全保密意识,来弥补各类安全控管技术系统的不足。

信息安全管理重在组织与领导

不少单位的信息科技负责人对信息安全管理并不陌生,但信心却并不是很足,这主要是由于IT总监经理们主要负责管理信息系统或信息服务,而保护信息安全不仅仅是IT部门的职责,技术精湛的攻击者可能利用各类渠道渗透进入单位的内部,进而窃取机密信息数据以及从事各类破坏活动。

那到底谁应该为单位的信息安全管理负责呢?显然管理层需要担负管理责任,这不是废话吗?进一步讲,要由单位的一把手,大老板或最高长官负终极责任,而且要由一把手领导挂帅,将责任层层分解,责任分解的一项原则是:“谁主管,谁负责”。

管理层往往要担负的职责很多,当然有更紧要的事务,而且多数总监经理们并不是安全管理方面的专家,所以别指望所有事情都亲历亲为,这就需要信息安全管理协调组织,这个组织也常被称为信息安全管理委员会,成员包括担任委员会主席的单位一把手、各职责业务单元或部门的总监、首席信息安全官或信息安全总监、首席安全官、风险管理部门和审计部门总监、以及各部门负责具体工作事务的安全协调人员。各部门总监经理们的职责是落实信息安全责任制,并对部门的安全管理指标、战略和计划等等进行决策。而各部门的安全协调人员则在部门沟通协调各类具体安全事务的执行,通常他们是即懂部门的业务流程,又懂得基本安全理念,还善于同其它部门、部门内部及部门总监经理们进行沟通的专业人员。首席信息安全官要面对安全管理委员会的所有成员,对上是单位一把手的安全管理智囊,对下是信息安全部门的总监,而更多是作为安全顾问和专家的身份,服务各业务部门的总监经理和安全协调人员们。

信息安全管理属于公司治理的一部分,和业务风险管理以及审计密不可分,所以首席信息安全官还需同风险管理及审计部门的总监经理们建立协调沟通,根据组织的实际情况,明确具体的工作分工和职责,以便各司其职以及协同工作,通常风险管理部门侧重于财务相关的业务控制领域,而审计部门则多会组织和实施各类安全检查或评审。

信息安全并不是虚拟的电子安全,不少信息资产更需要得到实体安全的保护,在不少单位,安全部往往会负责物理场所和财产实物的安全保障,安全部的长官——首席安全官更关注的是实体设施和公司区域以及环境的安全、比如监控、门禁、保安、防盗、安检、巡查、消防等等。实体安全和信息安全保障也息息相关,所以首席信息安全官和首席安全官也应聚在一起,讨论和明确各自的工作范围、分工及协作渠道。

即使有了恰当的分工协作,部分工作仍可能会有交叉点或重复点,这都没有关系,每家组织都是独一无二的,所以在具体的操作实践中没有必要太拘泥于死板的安全论调。某些安全工作职能可以归你,也可以归我,甚至你我可以合并起来,在进行科学划分的时候考虑一下工作的效率、资源的配备以及协作的流程,所以为了组织整体的安全,不要太拘泥于权力范围等或办公室政治,因为组织整体的安全需要所有员工的共同努力,更和所有安全从业人员的协同合作分不开,工作成效显著的安全职能部门也能影响其它的安全职能的工作绩效。

通常,信息安全从业人员都会不断地学习,以便在资质和能力上不断提升。在组织内部,安全总监经理们还需要不断学习和组织业务相关的知识,普通职员们可能不会要求安全专业人员非常熟悉他们的工作内容,但是首席信息安全官如果连一点基本的业务背景知识都没有则会被员工们耻笑,显然在谈及具体的安全事务时也难以被员工们所理解和接受,进而难以发挥领导的魅力,更难成为员工们的安全行为楷模。

不过有时因为时间仓促或影响力有限,首席信息安全官往往并不是业务方面的专家,关于这一点,亭长朗然公司的安全管理咨询顾问James Dong说:因为所有员工往往都会关注和倾听单位高管们的一言一行,所以首席信息安全官可以借助单位一把手或最高领导层的示范和表率作用。由于一把手对单位的信息安全负终极职责,也能更好把握企业安全文化的方向,所以更应该在员工们面前展示对保障业务安全的承诺、宣讲信息安全对组织成功的重要性、以及为保障商业安全员工们在日常具体工作中需注意的安全事项等等。

首席信息安全官还应该更多借力各业务部门的安全协调人员,信息安全方针政策的落实、安全行动计划的实施、信息安全标准和流程的执行都要靠这些安全协调人员来在各部门推动,所以,加强对安全协调人员的领导和管理,定期召开信息安全座谈会或协调会、提供必要的安全管理技能培训、通过现场检查和走访调研等方式帮助安全协调人员在部门内部实施信息安全管理体系。

信息安全协调是一项耗时耗力的重要工作,工作比较辛苦,这是由于安全协调人员们要面对大量部门同事的不安全意识和行为,又没有管理权。不过这些安全协调工作职位是对部门总监经理负责,各部门的安全职责归各部门总监经理,所以具体的安全事务需总监经理们来拍板实施,安全协调人员则是部门总监经理的安全智囊和地勤人员,当然在安全专业上的问题则应该更多向首席信息安全官寻求帮助。

为了减少各部门信息安全协调人员的重复工作和节约单位资源,首席信息安全官则应该考虑实施针对全体员工的安全意识培训计划,统一部署各类安全控管措施和安全工作流程,通过信息安全协调人员来帮助发现和解决安全工作中的具体问题。

当员工们看到最高层的领导在信息安全方面的决心,接受了单位统一的而且足够的安全认知教育,收到了部门总监经理对安全具体工作的指示,并且通过部门安全协调人员解决了心中的安全疑虑之后,他们定会表现出积极向上的安全风貌和安全行为。

总结说:信息安全管理工作重在组织与领导,而在组织与领导工作之中最重要的是安全沟通协调,针对全员的安全意识培训又是安全沟通协调工作的重中之重。

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